GFI Archiver - Les fonctionnalités Administrateurs

Intégration étroite avec Exchange

GFI Archiver for Exchange s'appuie sur la fonction de journalisation d'Exchange Server et offre ainsi une fiabilité et une évolutivité inégalées. D'autres solutions d'archivage d'emails remplacent en fait l'email avec un lien vers leur base de données, ceci peut être à l'origine de pannes et de l'arrêt de votre système de messagerie tout entier ; GFI Archiver travaille en parallèle sans rien changer à la façon de travailler d'Exchange. GFI Archiver peut être utilisé avec Exchange aussi bien qu'avec d'autres serveurs de messagerie et peut récupérer les emails de tout serveur de messagerie qui prend en charge IMAP et Active Directory.

Intégration Outlook, avec une technologie sans stubs

Intégration avec Outlook - y compris Outlook 2010 - vous pouvez donc accéder aux emails archivés à partir d’Outlook de la même manière que s'ils étaient dans une boîte aux lettres d’Exchange ou dans un fichier PST local. Alors que d'autres produits proposent l'intégration à Outlook, GFI Archiver le fait sans utiliser de fichiers stubs, méthode déconseillée par Microsoft parce qu'elle crée des problèmes aux administrateurs. Cette technique est pénalisante en termes de performances puisqu’elle laisse des petites portions de messages sur Exchange Server. L'approche sans stubs de l'intégration avec Outlook est une première dans l'industrie. GFI Archiver fournit aussi une synchronisation complète en temps réel de tous les dossiers et emails dans la boîte aux lettres d'Exchange.

Archivage automatique des emails de votre entreprise vers sur une seule zone de stockage

Votre serveur de messagerie n'est pas l'emplacement idéal pour stocker tous les emails de votre organisation ! Au fil du temps, les performances de votre messagerie seront gravement altérées. Le déplacement de vieux emails vers une base de données maintient la performance de votre serveur de messagerie à un niveau élevé et l'espace de stockage d'emails compact. En plus, avec GFI Archiver il n'y a nul besoin de créer et de stocker vers de nouvelles archives fondées sur SQL Express et NTFS. La fonction de gestion automatique des archives garantit que les données sont stockées automatiquement vers une nouvelle archive à un moment défini par l'administrateur.

GFI Archiver évolue en fonction de vos besoins : utilisez SQL Express plus NTFS si vous êtes une PME ; l'utilisation de SQL Express a l'avantage d'économiser les coûts de licence de SQL Server. Les organisations plus importantes peuvent choisir de stocker l'archive dans SQL Server.

Prise en charge de bases de données multiples et gestion automatique des base de données

Il est possible d’archiver les emails dans des bases de données multiples, résolvant le problème d'une grande base de données qui subit un ralentissement et devient un problème de maintenance. GFI Archiver vous assiste pour archiver automatiquement les emails vers une nouvelle base de données après une période donnée, par exemple chaque mois ou trimestre.

Réduction des exigences de stockage d’email

Le stockage d’emails dans une base de données est plus efficace que le stockage dans les fichiers PST. GFI Archiver vous offre encore plus de place en compressant (et décompressant) les fichiers joints à la volée, ce qui a pour conséquence une meilleure utilisation des ressources de stockage par rapport au stockage de pièces jointes sous Exchange. GFI Archiver n'archive qu'une seule copie des pièces jointes envoyées à plusieurs destinataires.

Boîte aux lettre illimitée

Les administrateurs ne sont plus obligés de choisir entre taille de boîte aux lettres et performances Exchange. Avec GFI Archiver, les utilisateurs bénéficient d'une boîte aux lettres pratiquement 'illimitée' avec un accès facile à leur email à tout instant parce que le logiciel archive les emails dans une base de données SQL et non pas Exchange. Avec des demandes de stockage plus modestes, une banque d'informations Exchange plus petite et l'absence de fichiers stubs, les administrateurs constateront une augmentation significative des performances.

En finir avec le cauchemar des PST

GFI Archiver met fin à la nécessité pour les utilisateurs d’archiver leurs emails dans les fichiers PST sur des disques durs locaux. Les fichiers PST peuvent finir par devenir trop grands et difficiles à sauvegarder et à rechercher. Nombreux sont les utilisateurs qui ne savent pas comment organiser correctement leurs fichiers PST. GFI Archiver donne aux utilisateurs la possibilité de parcourir et de récupérer leurs anciens emails grâce à une interface web plutôt que de fouiller dans les fichiers PST du disque pour retrouver un email particulier.

Migration des vieux fichiers PST stockés sur les ordinateurs clients

Grâce à l'agent PST Exporter de GFI Archiver, vous pouvez archiver les emails traités par Microsoft Exchange avant l'installation de GFI Archiver. GFI PST Exporter utilise le service d'importation de GFI Archiver pour transférer les emails vers une archive, sans intervention de l'utilisateur final. Des agents enregistrent les emails extraits dans un dossier cible et le service d'importation de GFI Archiver et importe ensuite les emails vers une archive de GFI Archiver.

Configuration des stratégies de catégorisation et de rétention d’emails

La mise en place d'une politique de rétention d'emails est cruciale pour les PME. L'archivage d'emails est essentielle dans ces politiques mais leur rétention pour un temps indéfini est coûteuse ! Avec GFI Archiver, vous pouvez créer des règles pour supprimer un ou plusieurs emails après une période donnée ; par exemple, vous pouvez supprimer tous les emails envoyés par le service du marketing qui ont plus de sept ans. En plus, vous pouvez catégoriser les emails en ajoutant une étiquette qui remplit une condition particulière. Par exemple, les emails envoyés par le PDG pourraient être automatiquement marquées avec [PDG].

Aide à la conformité avec la loi Sarbanes-Oxley

En archivant tous les emails d'entreprise, GFI Archiver aide les entreprises à être conformes aux réglementations comme la loi Sarbanes-Oxley. Selon la Loi Sarbanes-Oxley de 2002 et les règles de la Exchange Commission (SEC), les entreprises publiques doivent prouver que leurs contrôles internes et pistes d'audit ont été vérifiés et que leurs processus peuvent produire des données certifiées conformes. Les entreprises doivent conserver toute la correspondance rédigée, envoyée ou reçue en connexion avec un audit ou une révision d'une entreprise publique pour une période de sept ans durant laquelle ces informations doivent demeurer non effaçables et non réinscriptibles. Ceci comprend tout enregistrement électronique tel que email, surtout en rapport avec des sujets, services ou personnes impliqués dans des procédures d'audit. La non conformité est un crime, passible d'une peine allant jusqu'à 10 ans de prison.

Aide à la conformité avec les autres lois et règlements

GFI Archiver aide aussi à la conformité avec : E-Commerce Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999) et plus.

Attribution de droits de regard et dispense les utilisateurs de l’archivage d’emails

GFI Archiver vous permet d’accorder à un utilisateur les droits d’accès aux emails appartenant à un groupe d’utilisateurs Active Directory, par exemple le directeur des ventes peut regarder tous les emails envoyés ou reçus par son équipe. Vous pouvez aussi, si c’est nécessaire, demander à GFI Archiver for Exchange de ne pas archiver les emails envoyés/reçus par des utilisateurs particuliers ; par exemple, il est possible de ne pas archiver les emails du groupe d'informatique.

 Tableau de bord

GFI Archiver offre un tableau de bord graphique et dynamique qui affiche le statut des différents processus d'archivage. Ceci facilite la détection d'erreurs potentielles avant qu'elles ne se produisent.

Collectez et archivez les emails dans un emplacement géographique

GFI Archiver offre la possibilité d'un archivage centralisé des emails dans un emplacement physique en recueillant les emails de plusieurs emplacements : Par exemple, une organisation opérant aux USA, au Royaume-Uni et en Australie peut décider d’archiver tout les emails dans un seul endroit, par exemple dans leur bureau aux USA.

Prise en charge pour les environnements virtuels

Les organisations qui utilisent actuellement ou ont l'intention d'utiliser la virtualisation sur leur réseau peuvent continuer à installer et à utiliser une gamme de produits GFI en toute confiance. GFI Archiver prend en charge et fonctionne avec la plupart des technologies de virtualisation, à savoir VMware, Microsoft Virtual Server et Microsoft Hyper-V.

Audit des emails archivés comme garantie contre la falsification

GFI Archiver est proposé avec une fonctionnalité d'audit qui garantit que les emails archivés n'ont pas été falsifiés. C'est particulièrement important dans les secteurs d'industrie et les pays où les régulations obligent les entreprises à surveiller les activités des utilisateurs et à conserver des historiques d'audit de ces activités. GFI Archiver offre deux types d'audit :

- Audit des activités de bases de données : Utilise les fonctions de suivi de Microsoft SQL Server pour enregistrer toutes les activités qui affectent les bases de données de GFI Archiver.
- Audit interactions utilisateur : Enregistre toutes les activités des utilisateurs pendant qu'ils effectuent des recherches dans les archives d'emails avec l'interface web de GFI Archiver.

 Assistant de post-installation

GFI Archiver est aussi doté d'un assistant de post-installation qui permet aux administrateurs à configurer correctement la solution.

Installation simplifiée

Afin de faciliter au maximum l'expérience administrateur, GFI Archiver est doté d'un processus d'installation simplifiée qui peut configurer automatiquement la journalisation et la synchronisation des dossiers.

Prise en charge multilingue pour l'indexation des emails

GFI Archiver prend en charge différentes langues. Le produit prend en charge des organisations qui reçoivent des emails en anglais, néerlandais, français, allemand, italien, russe, espagnol, tchèque, arabe, hébreu, japonais, coréen, chinois traditionnel et chinois simplifié.